Everee: Reconstruyendo la nómina desde cero, un pago a la vez

El problema: un sistema de hace décadas basado en una premisa obsoleta

En 2018, algunos de los fundadores de Everee se encontraron teniendo una conversación muy común como padres: sus hijos estaban ingresando a la fuerza laboral, a menudo en sus primeros empleos en pequeños restaurantes y establecimientos de servicios de alimentos, y algo no cuadraba. Estos adolescentes completaban su proceso de incorporación, comenzaban a presentarse a sus turnos y luego esperaban dos, tres y, a veces, cuatro semanas antes de recibir un solo cheque de pago.

«Parecía bastante insólito que esta fuera la experiencia que se vivía a estas alturas», afirma Piers, cofundador y CIO de Everee. «Genera una expectativa realmente extraña cuando alguien ingresa por primera vez a la fuerza laboral. Uno piensa: “Ah, esto no está funcionando a mi favor como empleado”».

Esa observación llevó al equipo fundador a examinar más de cerca la propia industria de la nómina, y lo que encontró fue un sistema basado en software heredado y procesos que no habían cambiado de manera significativa en décadas. «Lo que descubrimos fue una industria llena de software heredado y procesos antiguos, realmente una industria de dinosaurios», explica Piers. «Vimos que había una enorme oportunidad para transformar la industria y hacer algo realmente, realmente diferente».

La solución: nómina sin ciclo de pago

Everee se convirtió en una de las primeras plataformas de nómina en ofrecer pago diario, pero la visión de la empresa sobre lo que eso realmente significaba ha evolucionado considerablemente desde 2018. «Originalmente, antes de la COVID, lo que pensábamos sobre el pago diario era que, en última instancia, se convertiría esencialmente en un estándar de facto en las industrias con personal de primera línea», afirma Piers. La pandemia aceleró ese cambio, y lo que Everee aprendió en los años posteriores es que el verdadero valor no consiste solo en pagarles más rápido a las personas, sino en brindarles a los empleadores los flujos de trabajo y la infraestructura necesarios para cumplir esa promesa de manera confiable.

Esa distinción importa por la forma en que el enfoque de Everee difiere del acceso al salario devengado (EWA), una categoría con la que suele confundirse. «El problema fundamental que resuelve el acceso al salario devengado es muy importante», afirma Piers. «Simplemente no estamos de acuerdo con la manera en que la industria del EWA ofrece ese producto». En lugar de canalizar el pago anticipado a través de un proveedor externo con un modelo similar al de los préstamos al consumidor, Everee desarrolló el pago anticipado como una función nativa y totalmente integrada de su propio sistema de nómina, y es el único proveedor de nómina que lo ha hecho. «Creemos que hay una mejor manera. Creemos que debe hacerse dentro de la nómina para que no haya desafíos de cumplimiento, para que todo se declare de manera coherente, clara y centralizada».

Esa misma filosofía se extiende a Flex Credit, la solución de Everee para agencias de personal y otras empresas con desfases en las cuentas por cobrar (AR). Por ejemplo, las agencias de personal suelen depender de empresas de factoraje para cubrir la brecha entre las facturas de clientes con pago neto a 30 días y el pago a los trabajadores el mismo día o semanalmente. Los acuerdos de factoraje operan completamente fuera del sistema de nómina y se quedan con una parte de márgenes que ya son reducidos. Dana Gagnon, directora comercial de Everee, explica la alternativa: «Nuestro financiamiento de nómina está dentro de nuestro sistema, y Flex Credit es nuestra capacidad de adelantar, con nuestra propia línea de crédito, los fondos de nómina para nuestros clientes mientras existe este desfase en las cuentas por cobrar. Cuanto más rápido nos reembolsen, menor será el costo». Como está integrado de forma nativa en la misma plataforma que los clientes ya utilizan para procesar la nómina, no hay movimientos adicionales de dinero, proveedores externos ni complejidad adicional. Además, las comisiones de crédito se aplican únicamente a los montos de nómina, lo que preserva por completo el margen de la agencia.

Diseñada para todo el espectro de la fuerza laboral estadounidense

Everee presta servicios a una variedad inusualmente amplia de tipos de trabajadores: W-2 y 1099, asalariados y por turnos, conductores de plataformas digitales y agentes de préstamos hipotecarios; y esa variedad exige una enorme complejidad subyacente. Según Piers, desarrollar el software en sí se ha convertido progresivamente en un factor menos diferenciador en la era de la IA. «La implementación es barata, como se dice ahora», señala. Lo que se ha vuelto más valioso, no menos, es el profundo conocimiento especializado del sector: «La experiencia y el conocimiento y la comprensión profundos de los asuntos de cumplimiento, y estar realmente inmersos en las áreas de la economía donde están nuestros clientes... Eso lleva años, y es algo que ahora tenemos en gran medida».

Reconocimiento: las empresas más innovadoras de Fast Company

Esa experiencia, combinada con una auténtica innovación de producto, le valió a Everee un lugar en la lista de empresas más innovadoras de Fast Company, un reconocimiento que es sumamente difícil de obtener. La postulación se centró en una capacidad exclusiva de Everee dentro de la industria de la nómina: la posibilidad de procesar la nómina sin ningún ciclo de pago.

«Somos la única empresa de nómina con la que se puede procesar la nómina sin ningún ciclo de pago», afirma Gagnon, quien redactó la postulación. «Esto realmente hace posibles todas las demás cosas que hace nuestra plataforma. Se les puede pagar más rápido a los trabajadores, se cuenta con financiamiento de nómina en tiempo real y está disponible toda la infraestructura de cumplimiento necesaria para respaldar esa nómina en tiempo real».

El impacto de esa capacidad en el mundo real se refleja en cómo la utilizan los clientes. Uno de los grandes clientes de Everee en el sector de personal para la industria ligera y la hospitalidad utiliza el pago sin ciclo como incentivo para los empleados y lo reserva para sus trabajadores más confiables y con mejor desempeño. En vez de esperar una semana completa o más para recibir un cheque de pago, esos empleados reciben el pago a la mañana siguiente por un turno completado el día anterior. «Esa visión original de la que hablé antes, la que teníamos en 2018», reflexiona Piers, «se está haciendo realidad».

Por qué la velocidad de pago se ha vuelto innegociable

Everee ha citado datos que muestran que el 61 % de los profesionales clínicos elegiría una agencia de personal sobre otra en función de la disponibilidad de pago el mismo día, y que el 84 % de los conductores de plataformas digitales afirma que la velocidad de pago es lo más importante para ellos. Gagnon vincula esos datos con un desajuste estructural más amplio en la forma en que se les paga a los trabajadores estadounidenses. «Simplemente hay un desajuste», afirma. «Las facturas son más altas... no existe ninguna regla que haga coincidir las fechas de vencimiento de las facturas con el ciclo de pago. El alquiler vence el primer día del mes, incluso si el pago no llega sino hasta una semana después».

Señala una estadística reveladora de la industria del acceso al salario devengado: el consumidor promedio que utiliza una aplicación de EWA retira fondos casi 33 veces al año. «El trabajo está hecho, los ingresos están ahí y, aun así, recae en el trabajador la responsabilidad de solicitar sus ingresos 33 veces al año». Para los empleadores, cerrar esa brecha no consiste solo en hacer lo correcto por los trabajadores, sino que representa una ventaja competitiva. «Una fuerza laboral feliz es lo que todo empleador desea, y esto contribuye en gran medida a demostrarles que valora su bienestar financiero».

Empresas reales, impacto real

El equipo de Everee todavía trabaja regularmente cara a cara con los clientes, una práctica que se remonta a los primeros días de la empresa. Piers recuerda uno de los momentos decisivos de los primeros años de Everee: una visita a la oficina de una empresa de transporte por carretera, transporte y entregas con sede en Salt Lake City que llevaba entre 35 y 40 años operando. «Los dueños de esa empresa nunca habían recibido ningún tipo de atención personal de un proveedor de nómina», afirma. «Ahí estaban personas reales en su oficina explicando y ayudando a sus empleados a entender cómo pensar en su pago... Ese fue un momento destacado de los primeros años que jamás olvidaré».

Gagnon destaca a dlivrd, uno de los clientes más antiguos de Everee, como un ejemplo emblemático de esa historia de crecimiento. A partir de una relación que comenzó hace varios años, dlivrd pasó de operar en aproximadamente una docena de estados a hacerlo en los 50 estados, además de Canadá y México, y en el camino se expandió del sector de entregas al de personal bajo demanda y los programas de asistentes virtuales. La empresa también se convirtió en el primer cliente en lanzar la tarjeta de pago Visa con marca personalizada de Everee, que luce su característico color verde. «Cada vez que pasan esa tarjeta para comprar alimentos, recuerdan a su empleador», afirma Gagnon. dlivrd utiliza los pagos en tiempo real de Everee (los conductores reciben el pago en el momento en que completan una entrega), junto con la línea Flex Credit que ha ayudado a financiar su crecimiento.

El producto de infraestructura de Everee, que permite a las plataformas integrar la nómina directamente en su propio software, se ha convertido en una fuente especialmente rica de historias de clientes. «Por lo general, ocurre una de dos cosas», explica Gagnon. «O han intentado desarrollar la nómina por su cuenta y dicen: “Vaya, esto es imposible”... o han recurrido a otros proveedores que funcionan 100 % mediante API, que en realidad no procesan la nómina directamente... y aun así sigue siendo una tarea realmente enorme». La propuesta de Everee en esas conversaciones es sencilla: «Nosotros ya vivimos esto para que ustedes no tengan que hacerlo. Nosotros nos encargaremos».

La tarjeta de pago con marca: convertir a los empleadores en protagonistas

El programa de tarjetas de pago con marca personalizada de Everee, que permite a las empresas emitir su propia tarjeta de pago impulsada por Visa y totalmente personalizada con su marca, surgió directamente de la filosofía más amplia de la empresa. «Nuestro objetivo es asegurarnos de que nuestros clientes, los empleadores, sean realmente los protagonistas», afirma Piers. Cuando una tarjeta con marca recibe el pago en tiempo real y se usa para compras cotidianas, como gasolina y alimentos, «realmente ayuda a que nuestro empleador, nuestro cliente, se sienta como una parte más presente y positiva de sus vidas». La tarjeta con marca, afirma, es «un bonito toque final» para la experiencia más amplia de pago en tiempo real.

La apuesta por la infraestructura: la nómina como componente de primera clase

La próxima etapa de Everee se centra en desarrollar su infraestructura integrable y centrada en API, que otras plataformas pueden incorporar directamente en sus propios productos. Piers presenta esto como una respuesta directa al cambio hacia el desarrollo de software nativo de IA. «La nómina se ha mantenido en una especie de rincón oscuro del área administrativa», afirma, incluso mientras las capas de software que la rodean, como la programación de la fuerza laboral, el seguimiento de la mano de obra y la colocación laboral, se han vuelto cada vez más sofisticadas dentro de industrias específicas, como la dotación de personal para el sector de la salud y el transporte.

«Lo que vemos como una enorme oportunidad para nosotros, dada nuestra posición como expertos en nómina integrada e incorporada, es esencialmente ofrecer toda nuestra experiencia, nuestras capacidades y nuestra plataforma de software como un componente que pueda integrarse e incorporarse fácilmente en esas plataformas de software específicas para cada industria», explica Piers. «La nómina ya no tiene que quedar relegada a ese rincón oscuro. En cambio, puede convertirse en un componente de primera clase de la pila de software».

Por qué Everee eligió SoFi Tech Solutions

Cuando Everee evaluó a posibles socios de infraestructura, Galileo (ahora SoFi Tech Solutions) se destacó inicialmente por una razón práctica: la proximidad. Ambas empresas tienen sede en el área de Salt Lake City. Pero la proximidad no fue lo que selló la decisión.

«La razón por la que decidimos seguir adelante con Galileo, ahora SoFi Tech, fue por las personas», afirma Piers. «Recibimos un apoyo fantástico para diseñar nuestro programa, para personalizarlo exactamente según nuestras necesidades, que eran inusuales... En cierto modo, desafiamos al equipo a encontrar algunas soluciones creativas específicamente para nuestro programa, y todo se concretó exactamente como queríamos mediante ese proceso de colaboración». Piers es directo sobre lo que marcó la diferencia: «Al final del día, realmente fue una decisión basada en las personas».

Qué sigue

Durante los próximos seis meses, Everee lanzará infraestructura adicional de nómina nativa de IA, diseñada específicamente para socios de software que desean integrar la nómina como una parte central de sus propias plataformas, y que ya se encuentra en desarrollo con varios socios de diseño. Del lado de los clientes directos, Gagnon señala que en las próximas semanas se lanzarán nuevos flujos de trabajo habilitados por IA y funciones de detección de anomalías, junto con un fuerte enfoque en simplificar el propio proceso de incorporación a la nómina. «A las personas no les gusta cambiar de proveedor de nómina porque, históricamente, ha sido todo un proyecto, y no creemos que tenga que seguir siéndolo en la era de la IA», afirma.

Cuando se le pregunta dónde se ve Everee dentro de cinco años, Piers no duda: como la infraestructura de nómina predeterminada para las fuerzas laborales no tradicionales, ya sea que se les brinde servicio directamente o mediante asociaciones con empresas de software. «Nuestro valor, nuestras ofertas de productos y los problemas que resolvemos serán más amplios dentro de cinco años que en la actualidad», afirma. «Nos veríamos como la opción predeterminada, como la mejor opción de nómina para ese tipo de empleadores».

La conclusión

Cuando se le pregunta qué desea que todo propietario de una empresa que paga a trabajadores por hora, de plataformas digitales o por turnos entienda sobre la nómina actual, Piers propone replantear el tema de manera sencilla: «La nómina no tiene que ser tan anticuada, aterradora y deficiente como tradicionalmente se la ha considerado en la industria... Existe una gran oportunidad, mediante mejores asociaciones, mejor tecnología y mejores herramientas en general, para sacar la nómina a la luz y transformarla de un centro de riesgo en un centro de oportunidades para el negocio».

Gagnon agrega una segunda parte a esa idea: la velocidad importa en todas las áreas de la nómina, no solo en la forma en que se les paga a los trabajadores. «Hablo con clientes que afirman que tienen que enviar un ticket cada vez que quieren generar un informe y luego esperar dos días para que les envíen un PDF por correo electrónico. Eso es una locura. Hemos desmantelado estos procesos heredados uno por uno y seguiremos haciéndolo».