Everee: Reconstruindo a folha de pagamento do zero, um pagamento por vez

O problema: um sistema com décadas de existência baseado em uma premissa ultrapassada

Em 2018, alguns dos fundadores da Everee se viram em uma conversa muito comum entre pais: seus filhos estavam entrando no mercado de trabalho, muitas vezes em seus primeiros empregos em pequenos restaurantes e estabelecimentos de alimentação, e havia algo que não fazia sentido. Esses adolescentes passavam pela integração, começavam a comparecer aos turnos e então esperavam duas, três e, às vezes, quatro semanas antes de receber o primeiro pagamento.

“Parecia um tanto absurdo que essa ainda fosse a experiência naquele momento”, diz Piers, cofundador e CIO da Everee. “Isso cria uma expectativa muito ruim quando você entra no mercado de trabalho pela primeira vez. Você pensa: ‘Ah, isso não está funcionando a meu favor como funcionário’.”

Essa observação levou a equipe fundadora a examinar mais de perto o próprio setor de folha de pagamento, e o que ela encontrou foi um sistema baseado em softwares legados e processos que não haviam mudado de maneira significativa em décadas. “O que descobrimos foi um setor repleto de softwares legados e processos antiquados, realmente uma espécie de setor dinossauro”, explica Piers. “Vimos que havia uma enorme oportunidade de promover uma ruptura e fazer algo muito, muito diferente.”

A solução: folha de pagamento sem ciclo de pagamento

A Everee se tornou uma das primeiras plataformas de folha de pagamento a oferecer pagamento diário, mas a visão da empresa sobre o que isso realmente significava evoluiu bastante desde 2018. “Originalmente, antes da COVID, pensávamos que o pagamento diário acabaria se tornando, essencialmente, um padrão de fato nos setores com profissionais da linha de frente”, diz Piers. A pandemia acelerou essa mudança, e o que a Everee aprendeu nos anos seguintes foi que o verdadeiro valor não está apenas em pagar as pessoas mais rapidamente, mas em oferecer aos empregadores os fluxos de trabalho e a infraestrutura necessários para cumprir essa promessa de maneira confiável.

Essa distinção é importante devido à diferença entre a abordagem da Everee e o acesso ao salário já ganho (EWA), uma categoria com a qual ela é frequentemente confundida. “O problema fundamental que o acesso ao salário já ganho resolve é muito importante”, diz Piers. “Só discordamos da maneira como o setor de EWA oferece esse produto.” Em vez de encaminhar o pagamento antecipado por meio de um provedor terceirizado com um modelo semelhante ao de crédito ao consumidor, a Everee desenvolveu o pagamento antecipado como um recurso nativo e totalmente integrado ao seu próprio sistema de folha de pagamento, sendo a única provedora de folha de pagamento a fazer isso. “Acreditamos que existe uma maneira melhor. Acreditamos que isso deve ser feito dentro da folha de pagamento, para que não haja desafios de conformidade e para que tudo seja informado de maneira consistente, organizada e centralizada.”

Essa mesma filosofia se estende ao Flex Credit, a solução da Everee para agências de recrutamento e outras empresas com defasagens de contas a receber (AR). As agências de recrutamento, por exemplo, normalmente dependem de empresas de factoring para cobrir o intervalo entre as faturas de clientes com prazo net-30 e o pagamento dos profissionais no mesmo dia ou semanalmente. Os acordos de factoring ficam totalmente fora do sistema de folha de pagamento e consomem uma parcela de margens que já são reduzidas. Dana Gagnon, Chief Commercial Officer da Everee, explica a alternativa: “Nosso financiamento da folha de pagamento fica dentro do nosso sistema, e o Flex Credit é a nossa capacidade de, por meio de nossa própria linha de crédito, antecipar os recursos da folha de pagamento para nossos clientes enquanto existe essa defasagem de AR. Quanto mais rápido eles nos reembolsam, menor é o custo.” Como essa solução foi desenvolvida nativamente na mesma plataforma que os clientes já usam para processar a folha de pagamento, não há movimentação adicional de dinheiro, fornecedor terceirizado nem complexidade extra. As taxas de crédito também são aplicadas apenas aos valores da folha de pagamento, preservando integralmente a margem da agência.

Desenvolvida para todo o espectro da força de trabalho americana

A Everee atende a uma variedade excepcionalmente ampla de profissionais: W-2 e 1099, assalariados e trabalhadores por turno, motoristas de aplicativos e agentes de crédito imobiliário, e essa diversidade exige uma grande complexidade na infraestrutura subjacente. Segundo Piers, desenvolver o software em si tornou-se progressivamente menos relevante como diferencial na era da IA. “A implementação é barata, como se diz hoje”, observa. O que se tornou mais valioso, e não menos, é o profundo conhecimento especializado do setor: “A especialização, o conhecimento aprofundado e a compreensão das questões de conformidade, além de estarmos realmente inseridos nas áreas da economia em que nossos clientes atuam... Isso leva anos, e hoje temos bastante experiência nesse aspecto.”

Reconhecimento: Most Innovative Companies da Fast Company

Essa experiência, combinada com uma verdadeira inovação de produto, garantiu à Everee um lugar na lista Most Innovative Companies da Fast Company, um reconhecimento notoriamente difícil de conquistar. A candidatura se concentrou em uma funcionalidade exclusiva da Everee no setor de folha de pagamento: a capacidade de processar a folha sem nenhum ciclo de pagamento.

“Somos a única empresa de folha de pagamento que permite processar a folha sem nenhum ciclo de pagamento”, diz Gagnon, autora da candidatura. “Isso realmente viabiliza todas as outras coisas que nossa plataforma faz. É possível pagar os profissionais mais rapidamente, contar com financiamento da folha em tempo real e ter toda a estrutura de conformidade necessária para dar suporte a essa folha de pagamento em tempo real.”

O impacto dessa funcionalidade no mundo real aparece na forma como os clientes a utilizam. Um dos grandes clientes da Everee no setor de recrutamento para a indústria leve e a hotelaria usa o pagamento sem ciclo como incentivo aos funcionários, reservando-o para seus profissionais mais confiáveis e com melhor desempenho. Em vez de esperar uma semana inteira ou mais pelo pagamento, esses funcionários recebem na manhã seguinte por um turno concluído no dia anterior. “Aquela visão original sobre a qual falei antes, que tivemos lá em 2018”, reflete Piers, “está se concretizando.”

Por que a velocidade do pagamento se tornou inegociável

A Everee já citou dados que mostram que 61% dos profissionais clínicos escolheriam uma agência de recrutamento em vez de outra com base na disponibilidade de pagamento no mesmo dia, e 84% dos motoristas de aplicativos afirmam que a velocidade do pagamento é o que mais importa para eles. Gagnon relaciona esses dados a uma incompatibilidade estrutural mais ampla na forma como os profissionais americanos são pagos. “Existe simplesmente uma incompatibilidade”, diz ela. “As contas estão mais caras... não existe regra alguma que faça suas contas coincidirem com seu ciclo de pagamento. O aluguel vence no primeiro dia do mês, mesmo que você só receba uma semana depois.”

Ela aponta para uma estatística reveladora do setor de acesso ao salário já ganho: o consumidor médio que utiliza um aplicativo de EWA faz retiradas quase 33 vezes por ano. “O trabalho já foi realizado, os ganhos estão disponíveis e, ainda assim, o ônus recai sobre o profissional, que precisa solicitar seus ganhos 33 vezes por ano.” Para os empregadores, eliminar essa lacuna não significa apenas fazer o que é certo pelos profissionais, mas também obter uma vantagem competitiva. “Uma força de trabalho feliz é o que todo empregador deseja, e isso contribui muito para mostrar aos profissionais que seu bem-estar financeiro é valorizado.”

Empresas reais, impacto real

A equipe da Everee ainda trabalha regularmente com os clientes de forma presencial, uma prática que remonta aos primeiros dias da empresa. Piers se lembra de um dos momentos marcantes dos primeiros anos da Everee: uma visita ao escritório de uma empresa de transporte rodoviário, logística e entregas de Salt Lake City que estava em atividade havia entre 35 e 40 anos. “Os proprietários daquela empresa nunca haviam recebido nenhum tipo de atenção pessoal de um fornecedor de folha de pagamento”, diz ele. “Ali estavam pessoas de verdade, dentro do escritório deles, explicando e ajudando seus funcionários a entender como pensar sobre sua remuneração... Foi um ponto alto dos primeiros anos que jamais esquecerei.”

Gagnon destaca a dlivrd, um dos clientes mais antigos da Everee, como um exemplo emblemático dessa trajetória de crescimento. Em um relacionamento que já dura vários anos, a dlivrd passou de uma operação em cerca de uma dúzia de estados para atuar em todos os 50 estados, além do Canadá e do México, expandindo ao longo do caminho sua atuação de entregas para recrutamento sob demanda e programas de assistentes virtuais. A empresa também se tornou a primeira cliente a lançar o cartão de pagamento Visa personalizado da Everee, com sua característica identidade visual verde. “Toda vez que passam esse cartão para comprar mantimentos, as pessoas se lembram de seu empregador”, diz Gagnon. A dlivrd utiliza os pagamentos em tempo real da Everee, pelos quais os motoristas recebem assim que uma entrega é concluída, juntamente com a linha Flex Credit, que tem ajudado a financiar seu crescimento.

O produto de infraestrutura da Everee, que permite às plataformas incorporar a folha de pagamento diretamente em seus próprios softwares, tornou-se uma fonte especialmente rica de histórias de clientes. “Normalmente, acontece de uma destas duas formas”, explica Gagnon. “Ou eles tentaram desenvolver a folha de pagamento por conta própria e dizem: ‘Ah, uau, isso é impossível’... ou optaram por outros provedores que são 100% baseados em API, que não processam a folha de pagamento diretamente... e a implementação continua sendo uma tarefa realmente enorme.” A proposta da Everee nessas conversas é simples: “Nós já vivemos isso para que você não precise viver. Faremos isso por você.”

O cartão de pagamento personalizado: tornando os empregadores os heróis

O programa de cartões de pagamento personalizados da Everee, que permite às empresas emitir seu próprio cartão de pagamento totalmente personalizado e viabilizado pela Visa, surgiu diretamente da filosofia mais ampla da empresa. “Nosso objetivo é garantir que nossos clientes, os empregadores, sejam realmente os heróis”, diz Piers. Quando um cartão personalizado recebe os valores da remuneração em tempo real e é usado em compras cotidianas, como combustível e mantimentos, “isso realmente ajuda o empregador, nosso cliente, a ser percebido como uma presença mais constante e positiva na vida das pessoas”. O cartão personalizado, segundo ele, é “a cereja do bolo” da experiência mais ampla de pagamento em tempo real.

A aposta em infraestrutura: a folha de pagamento como componente de primeira classe

A próxima fase da Everee está centrada na evolução de sua infraestrutura incorporável e baseada prioritariamente em API, que outras plataformas podem integrar diretamente aos próprios produtos. Piers apresenta essa estratégia como uma resposta direta à transição para o desenvolvimento de software nativo de IA. “A folha de pagamento ficou meio escondida em um canto escuro do back-office”, diz ele, embora as camadas de software ao redor dela, como a programação da força de trabalho, o acompanhamento da mão de obra e a alocação em vagas, tenham se tornado cada vez mais sofisticadas em setores específicos, como recrutamento para a área da saúde e transporte.

“O que enxergamos como uma enorme oportunidade para nós, considerando nosso posicionamento como especialistas em folha de pagamento integrada e incorporada, é oferecer essencialmente todo o nosso conhecimento, nossa capacidade e nossa plataforma de software como um componente que possa ser facilmente integrado e incorporado a essas plataformas de software específicas de cada setor”, explica Piers. “A folha de pagamento não precisa mais ficar presa naquele canto escuro. Em vez disso, pode se tornar um componente de primeira classe da pilha de software.”

Por que a Everee escolheu a SoFi Tech Solutions

Quando a Everee avaliou parceiros de infraestrutura, a Galileo, agora SoFi Tech Solutions, inicialmente se destacou por um motivo prático: a proximidade. As duas empresas têm sede na região de Salt Lake City. Mas não foi a proximidade que selou a decisão.

“O motivo pelo qual escolhemos seguir em frente com a Galileo, agora SoFi Tech, foram as pessoas”, diz Piers. “Recebemos um suporte fantástico para estruturar nosso programa e personalizá-lo exatamente de acordo com nossas necessidades, que eram incomuns... De certa forma, desafiamos a equipe a encontrar algumas soluções criativas especificamente para o nosso programa, e tudo se encaixou exatamente como queríamos durante esse processo colaborativo.” Piers é direto sobre o que fez a diferença: “No fim das contas, foi realmente uma decisão baseada nas pessoas.”

O que vem a seguir

Nos próximos seis meses, a Everee lançará uma infraestrutura adicional de folha de pagamento nativa de IA, desenvolvida especificamente para parceiros de software que desejam integrar a folha de pagamento como parte central de suas próprias plataformas e que já está em desenvolvimento com vários parceiros de design. No lado dos clientes diretos, Gagnon destaca os novos fluxos de trabalho com IA e a detecção de anomalias que serão lançados nas próximas semanas, além de um grande foco na simplificação da própria integração à folha de pagamento. “As pessoas não gostam de trocar de sistema de folha de pagamento porque, historicamente, isso sempre foi um projeto, e não acreditamos que ainda precise ser assim na era da IA”, diz ela.

Questionado sobre onde a Everee se vê em cinco anos, Piers não hesita: como a infraestrutura de folha de pagamento padrão para forças de trabalho não tradicionais, atendidas diretamente ou por meio de parcerias de software. “Nosso valor, nossas ofertas de produtos e os problemas que resolvemos serão mais abrangentes daqui a cinco anos do que são hoje”, diz ele. “Nós nos vemos como a opção padrão, como a melhor escolha de folha de pagamento para esses tipos de empregadores.”

A principal conclusão

Questionado sobre o que gostaria que todos os proprietários de empresas que remuneram profissionais por hora, trabalhadores de plataformas ou profissionais por turno entendessem sobre a folha de pagamento atual, Piers propõe uma reformulação simples: “A folha de pagamento não precisa ser tão antiga, assustadora e falha quanto tradicionalmente tem sido considerada pelo setor... Existe uma enorme oportunidade de, por meio de melhores parcerias, melhores tecnologias e melhores ferramentas de maneira geral, tirar a folha de pagamento da escuridão e transformá-la de um centro de riscos em um centro de oportunidades dentro de sua empresa.”

Gagnon acrescenta uma segunda parte a esse raciocínio: a velocidade importa em todos os aspectos da folha de pagamento, não apenas na forma como os profissionais recebem. “Converso com clientes que dizem precisar abrir um chamado toda vez que querem gerar um relatório e depois esperar dois dias para receber um PDF por e-mail. Isso é simplesmente absurdo. Derrubamos esses processos legados um por um e continuaremos fazendo isso.”